Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Одеській областi

Аналіз стану обліково-статистичної роботи

в територіальному управлінні державної судової адміністрації

в Одеській області та загальних місцевих судах

Одеської області у 2011 році

На виконання планів роботи територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області (далі територіальне управління), відділу організаційно-аналітичної роботи, документообігу та контролю (далі відділ) проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні та загальних місцевих судах Одеської області протягом 2011 року (далі – суди).

Робота відділу здійснювалась відповідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, річних, піврічних планів роботи територіального управління, відділу, затверджених начальником територіального управління.

Джерелами інформації є довідки за результатами вивчення стану організації діловодства у судах, аналітичні дані за результатами роботи судів щодо здійснення судочинства, інформація за результатами здачі звітів, інша інформація, яка надходить із судів.

Відповідно до наказів Державної судової адміністрації України у січні, липні 2011 року відділом були прийняті та зведені звіти про роботу місцевих загальних судів Одеської області за 2010 рік, перше півріччя 2011 року. По результатах роботи місцевих загальних судів за 2010 рік, перше півріччя 2011 року були складені аналітичні таблиці щодо стану здійснення правосуддя в Одеській області та направлені головам судів.

Результати роботи місцевих загальних судів протягом 2010 року, першого півріччя 2011 року були висвітлені у засобах масової інформації.

Інформація за результатами складання та здачі місцевими судами Одеської області звітів за перше півріччя 2011 року була предметом розгляду на нараді із керівниками апаратів місцевих загальних судів.

Протягом 2011 року було вивчено стан організації діловодства та архівної справи у Біляївському, Ренійському, Болградському районних, Ізмаїльському міськрайонному, Іллічівському, Южному міських, Балтському районному, Котовському міськрайонному, Любашівському, Фрунзівському районних судах.

При вивченні стану організації діловодства у судах приділялась увага питанням: реєстрації справ і матеріалів, веденню судової статистики, планування роботи суду, складання та ведення номенклатурних справ, ведення аналітичної узагальнюючої роботи, організації роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

Були проведені оперативні наради із працівниками апарату судів, складені довідки де звернуто увагу на виявлені недоліки та рекомендовано шляхи їх усунення до визначеного терміну.

Вивчався стан функціонування та використання КП «ДЗС». Надано практичну допомогу з питань її використання Комінтернівському районному, Теплодарському міському, Овідіопольському районному, Білгород-Дністровському міськрайонному, Малиновському, Київському районним судам м.Одеси.

Здійснюється листування із головами судів, керівниками апаратів з питань організації діловодства та судової статистики в судах.

Однією із проблем, яка впливає на стан роботи, залишається рівень професійної підготовки працівників апарату суду. В деяких випадках працівники апарату судів не володіють загальною комп'ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються територіальним управлінням.

Проведення занять у судах іноді носить формальний характер, не має на своїй меті підвищити професійний рівень працівників.

Крім того, плинність кадрів, відсутність відповідальності у працівників, низький контроль з боку керівництва впливає на якість ведення діловодства у суді.

З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і, зокрема, причин та умов їх виникнення територіальним управлінням проводиться робота щодо підвищення рівня діловодства, вживаються заходи щодо його вдосконалення.

У червні, грудні 2011 року зі спеціалістами місцевих загальних судів територіальним управлінням було проведено семінар-навчання «Формування та збір звітності щодо здійснення правосуддя».

На семінарі розглядалися питання стосовно методики складання звітів судами, питання щодо роботи з комп’ютерною програмою «Діловодство загальних судів» (далі - КП «ДЗС»). Особливістю проведення цих семінарів є спільне обговорення та висвітлення питань, що виникають при складанні звітів.

Крім того, із головами судів постійно ведеться листування з питань організації діловодства та судової статистики: щодо своєчасного направлення до територіального управління обліково-статистичних карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, рекомендації щодо організації роботи з ведення діловодства та архівної справи.

З урахуванням зазначеного, вважаємо за необхідне крім семінарів, проводити індивідуальні навчання та запрошувати осіб, відповідальних за реєстрацію справ і матеріалів, ведення судової статистики. При проведенні навчань враховувати рівень підготовки та знань працівників.

Протягом 2011 року було забезпечено участь перекладачів у розгляді 25 кримінальних справ та забезпечено переклад 11 кримінальних справ на іноземні мови.

Спеціалісти відділу приймали участь у проведенні навчань для працівників апарату судів, суддів у регіональному відділенні Школи суддів України.

Основною проблемою та недоліком в організації роботи всіх місцевих загальних судів Одеської області є неповнота інформації про рух справ та результатів розгляду у обліково-статистичних картках, тяганина при здачі справ до канцелярії (особливо перед звітним періодом).

На ці питання зверталась увага голів судів, суддів, керівників апарату суду під час проведення навчання у регіональному відділенні Школи суддів України в Одеській області.

Звіти судів, складались за допомогою КП «ДЗС».

Територіальне управління державної судової адміністрації в Одеській області вживало певних заходів щодо забезпечення реалізації створення та впровадження зазначеної програми у роботі судів.

Наказом начальника територіального управління державної судової адміністрації України в Одеській області № 1-зп від 13.01.11 р. створено робочу групу щодо вивчення, узагальнення виникаючих під час роботи з комп’ютерною програмою «ДЗС» невідкладних питань та відпрацювання відповідних пропозицій по їх усуненню.

Результати прийняття звітів свідчать, що ця ділянка роботи потребує докладання подальших зусиль організаційного характеру.

У ході приймання звітів за перше півріччя 2011 року встановлено, що працівниками, відповідальними за підготовку звітів не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених показників.

У звіті за формою № 1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства» судами в основному були дотримані вимоги методичних рекомендацій при складанні звітності.

Разом з тим, деякими судами допускались помилки при відображенні осіб за злочинами.

Деякими судами взагалі не проводився контроль між формами №№ 1, 1-ОП, 1-Л.

Більш за все допущено помилок при складанні звіту за формою № 3 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності». Деякими судами невірно вказувались адміністративні стягнення, невірно переносились залишки, зазначались заходи адміністративного стягнення, не передбачені статтею КУпАП (менше чи більше) та заходи стягнення до неповнолітніх. У деяких випадках виконавці звітів обліковують міри стягнення так як зазначено у постановах, а не як то передбачає кодекс про адміністративні правопорушення.

Мали місце зауваження при здачі всіма місцевими судами Одеської області статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Продовжують допускатись невідповідності між особою та обвинуваченням (вік особи не співпадає із заняттям, не відрізняють групу дорослих від організованої групи чи злочинної організації, освіта, зміст статті не відповідає мірі покарання). Викликали зауваження відображення відомостей щодо неповнолітніх осіб, які вчинили злочини у сфері службової діяльності. Осіб, що вчинили службові злочини відображають як таких, які на момент вчинення злочину були робітниками, безробітними або працездатними, які не працювали і не навчалися.

Є потреба знову звернути увагу спеціалістів судів на необхідність дотримання загальних вимог, що пред’являються до оформлення та подання звітів: не вказуються прізвища керівника, виконавця звіту, контактного телефону, електронної адреси.

Зазначені помилки свідчать про недостатньо глибоке вивчення Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності, діючого законодавства, зокрема, кодексів, а також недостатній досвід роботи у цьому напрямку.

Будь-яких грубих порушень дисципліни, недобросовісного ставлення до виконання обов’язків при складанні звітів з боку працівників апарату місцевих судів Одеської області не допускалось.

Враховуючи викладене, з метою вдосконалення та належної організації обліково-статистичної роботи, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне рекомендувати:

Керівникам апаратів місцевих загальних судів Одеської області:

1. Посилити контроль за веденням діловодства в судах, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду.

2. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів.

3. Уживати необхідних заходів реагування щодо кожного окремого випадку несвоєчасного направлення місцевими та апеляційними загальними судами карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу.

4. Уживати заходів дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.

Відділу організаційно-аналітичної роботи, діловодства та контролю територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області:

1. Уживати заходів щодо підвищення кваліфікації спеціалістів із судової статистики, працівників судів, які займаються первинним обліком: проводити індивідуальні навчання, семінари. До плану навчання включати питання діловодства, дотримання порядку оформлення та надіслання карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.

2. Напередодні звітних періодів обов’язково проводити спеціальні семінарські заняття з працівниками, які відповідають за підготовку звітів.

3. Під час проведення семінарських занять із спеціалістами із судової статистики крім вивчення Інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень чинного законодавства.

4. Аналізувати стан обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні та судах після кожного звітного періоду та надсилати керівникам апаратів місцевих загальних судів для обговорення.

5. Інформацію про якість складання та здачі місцевими загальними судами Одеської області звітів за 2011 рік розглянути на засіданні колегії територіального управління (по кожному району окремо).

Відділ організаційно-аналітичної роботи,

документообігу та контролю

територіального управління державної

судової адміністрації в Одеській області

Акбарова І.М. 048 785-68-18