Аналіз обліково-статистичної роботи

А Н А Л І З

стану організації обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні  державної судової адміністрації в Одеській області

Відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю узагальнено  інформацію щодо стану організаційного забезпечення діяльності  місцевих судів Одеської області протягом 2007 року.

Джерелами інформації є довідки за результатами вивчення стану організації діловодства у судах, аналітичні дані за результатами роботи судів щодо здійснення судочинства, інша інформація, яка надходить із судів.

Робота відділу здійснювалась відповідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, річних, піврічних планів роботи територіального управління, щоквартальних планів роботи відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю, затверджених начальником територіального управління.

Протягом  2007  року  основними  завданнями відділу було  вивчення стану організації діловодства, судової статистики та архіву, проведення узагальнюючої, аналітичної роботи, проведення семінарських, індивідуальних занять із працівниками  апарату місцевих судів Одеської області.

За вказаний період було вивчено стан організації діловодства та архівної справи  у  Балтському, Миколаївському, Савранському, Арцизькому, Болградському, Роздільнянському, Красноокнянському, Овідіопольському  районних, Теплодарському міському судах, Суворовському районному суді м.Одеси,  надано практичну допомогу з питань ведення діловодства в місцевих загальних судах Іванівському районному суду, Приморському,  районному суду м. Одеси, проведені семінарські та індивідуальні заняття щодо обліку  справ і  матеріалів а також відображення їх у статистичних звітах  з усіма  районними  судами Одеської області.

При вивченні стану організації діловодства у судах приділялась увага  питанням: реєстрації справ і матеріалів, веденню судової статистики, планування роботи суду, складання та ведення номенклатурних справ,  ведення аналітичної узагальнюючої роботи, організації роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

Встановлено, що переважно суди   дотримуються вимог  Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Первинний облік справ і матеріалів здійснюється у відповідності з вимогами інструктивного матеріалу. Однак, як певну проблему з цього питання слід визначити недостатню кількість журналів, карток, особливо у багатоскладових судах та судах з великим навантаженням. За результатами роботи судів за певний період (півріччя, рік) відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю (далі-відділ) складається інформація про необхідність забезпечення  місцевих судів журналами та картками у відповідності з додатками до Інструкції. Зазначена поліграфічна продукція замовляється з урахуванням фінансових можливостей, які не завжди відповідають реальним потребам судів.

 З приводу складання та ведення номенклатури справ практично всі суди мають зауваження. Відділом були розроблені методичні рекомендації, в яких одним із питань організації роботи судів було  ведення номенклатури справ. Крім того,  при  виїздах до судів, кожному надавалась практична допомога з цього питання.

За результатами вивчення  планування роботи вищезазначених судів Одеської області встановлено, що в цілому плани роботи в судах складаються належним чином, з урахуванням тих проблем і недоліків, які виникають під час роботи судів та потребують ретельного вивчення. Проте є випадки, коли планування роботи в судах проводиться формально, а виконання запланованих заходів відповідними документами не підтверджується.

Семінарські заняття з підвищення кваліфікації працівників апарату судів проводяться хаотично, теми їх проведення не плануються.          

Рекомендовано головам судів питання, що виникають в процесі роботи і не можуть бути заздалегідь запланованими, розглядати на оперативних нарадах працівників апарату судів, про що складати  протоколи оперативних нарад. На оперативних нарадах обговорювати складені аналізи, узагальнення, ухвали вищестоячих судів з метою запобігання в подальшому порушень чинного законодавства при розгляді справ кожної категорії, звернуто увагу на доцільність обговорення результатів перевірок роботи канцелярії суду, секретарів судових засідань, помічників консультантів.

При перевірці журналів судових засідань кожного судді, встановлено, що журнали ведуться в цілому охайно, але разом з тим майже в усіх випадках  викликає зауваження  тривале виготовлення протоколів судових засідань,  підготовки справ до здачі в канцелярію.  Судді роботу підлеглих  контролюють  недостатньо.

У ході вивчення стану організаційного забезпечення діяльності судів встановлено, що в ряді судів не дотримується чинне законодавство, яке регулює звернення судових рішень до виконання.

Прийом, облік та зберігання речових доказів у кримінальних справах і справах про адміністративні правопорушення проводиться відповідно до чинного законодавства, але окремими судами допускаються порушення.

При вивченні організації роботи з архівом суду всім архіваріусам звернуто увагу на необхідність передачі справ і матеріалів  кожного року  у зазначений Інструкцією час та дотримуючись порядку передачі справ.

Розповсюдженою помилкою у судах  є відсутність наказу про створення експертної перевірної комісії, відповідно не проводяться засідання  комісії. В деяких судах непоодинокі випадки, коли до архіву здаються справи, в яких відсутні відомості про виконання судових рішень.

За результатами вивчення стану організації діловодства  були проведені оперативні наради із працівниками апарату судів,  складені довідки де було звернуто увагу на виявлені недоліки та рекомендовано шляхи їх усунення до визначеного терміну.

Протягом 2007 року на розширених нарадах  апарату територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області (29.01.07 р., 20.02.07 р., 20.08.07 р., 29.12.07 р.)  були розглянуті  питання   які стосувались  стану організації обліково-статистичної роботи у районних (міських), міськрайонних судах Одеської області та стану організації діловодства, судової статистики та архіву судів.

01.02.08 р. відбулась розширена нарада за результатами роботи  територіального управління за 2008 рік. На нараду були запрошені  керівники апаратів місцевих судів м.Одеси. 

           З  метою поліпшення стану організаційного забезпечення діяльності судів нарада територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області вирішила  вживати в подальшому  заходів  щодо забезпечення належного оформлення та ведення діловодства у судах Одеської області, архівної справи та судової статистики.

Протягом 2007 року спеціалістами відділу було проведено 10  семінарських  занять в загальному порядку та 5 індивідуальних занять (з усіма місцевими судами)  за окремо складеним графіком з приводу складання “Звіту про стан здійснення правосуддя щодо застосування Закону України “Про амністію” від 17.04.07 р.

Основні питання, які розглядались на семінарах  це первинний облік справ і матеріалів, відображення їх у статистичних звітах, організація роботи судів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Започаткована практика проведення занять із помічниками суддів (при виїздах до судів). Враховуючи чисельні помилки при заповненні статистичної картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, складанні звіту за формою № 1-ОП  «Звіт про оперативність розгляду кримінальних справ», спеціалістами відділу роз’яснюються  положення інструктивного матеріалу.

Спеціалісти відділу протягом року приймали участь у проведенні навчань для працівників апарату судів, суддів у регіональному відділенні Академії суддів України.

Складено та погоджено   у відповідній Державній архівній установі номенклатуру справ територіального управління.

Також відділом проводиться робота щодо укладення територіальним управлінням  угод про надання послуг перекладачів  при розгляді місцевими судами Одеської області кримінальних справ. Всього у 2007 році по  37  кримінальних справах   було забезпечено явку перекладачів чи здійснено письмовий переклад.  По всіх запитах були укладені договори про надання послуг з відповідними установами.

Відділом були виконані накази Державної судової адміністрації України щодо  здачі місцевими загальними судами Одеської області звітів  про роботу судів протягом  2007 року. Складено аналіз даних судової статистики, який направлено до Державної судової адміністрації України, апеляційного суду Одеської області.

За результатами складання статистичного звіту за перше півріччя 2007 року, вивчення стану організації діловодства у місцевих судах протягом 2007 року,  Голові Ради суддів Одеської області  направлялись відповідні інформації. Відповідно до рішень голови Ради суддів Одеської області  від 14.06.07 р. № 3 та     від 24.12.07 р. № 5 інформації начальника територіального управління прийнято до відома.

Як наслідок, покращилась виконавська дисципліна при складанні звітів місцевими судами Одеської області за 2007 рік.

Всіма місцевими судами звіти були здані своєчасно. Працівники судів добросовісно поставились до виконання покладених обов’язків.

Разом з тим при складанні та здачі звітів існували певні  проблеми та недоліки.

Зокрема, не дивлячись на кількість проведених працівниками територіального управління семінарів, до звітів не всіма місцевими судами Одеської області надавались підтвердження та пояснення. З цього приводу у деякі суди доводилось телефонувати додатково, нагадувати про надання необхідних підтверджень.

Розповсюдженим недоліком при складанні всіх форм звітності є неуважність працівників  при заповненні форми – допускаються механічни помилки при перенесенні даних за попередній період.

Викликало зауваження складання  «Звіту судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства» за формою  № 1.

Не завжди правильно виконавцями обліковувались справи, де особам було пред’явлено обвинувачення  за декількома статтями, або по справі обвинувачувалась велика кількість осіб (Приморський районний суд м.Одеси). При перевірці звітів за формою № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними судами кримінальних справ» спостерігались розбіжності щодо кількості справ, які знаходяться у залишку, призначених до розгляду з порушенням строків, встановлених КПК України (Красноокнянський, Фрунзівський).

Особливі зауваження мали місце при здачі всіма місцевими судами Одеської області  заповнення статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Продовжують допускатись невідповідності між особою та обвинуваченням (вік, заняття, освіта, призначена міра покарання).

Практично всіма місцевими судами Одеської області  допускаються помилки при визначенні категорій цивільних та адміністративних справ. Тільки після додаткової перевірки шляхом  витребування підтверджень судами змінюються показники у деяких категоріях справ. У формі № 2-Ц «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства» невірно обліковуються справи, які відкладались.

У формі № 3 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності» деякими судами невірно вказуються адміністративні стягнення.

Велику кількість помилок було допущено всіма місцевими судами Одеської області при складанні форми № 4 «Звіт щодо звернення  до виконання рішень судів у частині майнових стягнень». Виконавцями допускаються розбіжності між усіма формами, де передбачені стягнення.

З урахуванням викладеного,  вважаємо в подальшому надавати  методичну та практичну  допомогу судам з питань організації діловодства: проводити семінарські, індивідуальні  заняття,  вивчати стан організаційного забезпечення судів, проводити аналітичну, узагальнюючу роботу.

Як труднощі у роботі судів та відповідно відділу  вважаємо  збільшення навантаження щодо розгляду судами справ всіх категорій. У багатьох судах працівники  апарату, які відповідно до наказів голів судів виконують певні обов’язки, додатково займаються ще й судовою статистикою. Об’єм роботи судів не дозволяє належним чином приділяти увагу правильному веденню судової статистики. Введення посади спеціаліста з судової статистики значно покращить  цю ділянку роботи.

Начальник відділу організаційного

забезпечення діяльності судів,

судової статистики, звітності,

діловодства та контролю                                                      І.М.Акбарова