flag Судова влада України

Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел

Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46

Аналіз обліково-статистичної роботи

А Н А Л І З

 

 

стану організації обліково-статистичної роботи  в територіальному управлінні державної судової

адміністрації в Одеській області

 

 

Відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю узагальнено інформацію щодо стану організаційного забезпечення діяльності місцевих судів Одеської області протягом 2006 року.

         Джерелами інформації, викладеній в аналізі, є довідки за результатами вивчення стану організації діловодства у судах, інша інформація, яка надходить із судів.

         Враховуючи завдання відділу, напрямки його діяльності, під час проведення узагальнення були вивчені наступні питання: стан планування роботи у судах та результативність запланованих заходів; стан організації обліково-статистичної роботи у місцевих судах; стан ведення архівної справи, роботи з речовими доказами у судах; стан взаємодії з місцевими органами виконавчої влади; стан організації навчання суддів і працівників апарату судів, питання інформаційного забезпечення діяльності судів.

Робота відділу здійснювалась згідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, щоквартальних планів роботи відділу, затверджених начальником територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області.

Зокрема, протягом 2006 року відділом було заплановано вивчення стану організації діловодства у районних (міських) судах, проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, проведення узагальнень, аналізів.

Так, відділом організаційного забезпечення  діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю протягом року було вивчено стан організації діловодства та архівної справи у Тарутинському, Татарбунарському, Саратському, Великомихайлівському, Кілійському, Балтському, Іванівському, Кодимському, Ширяївському районних судах, Ізмаїльському міськрайонному,  суді Одеської області.

Додатково працівниками територіального управління двічі надавалась практична допомога щодо реєстрації справ та матеріалів, обліку їх у статистичних звітах Іванівському районному суду Одеської області.

За результатами вивчення стану організації діловодства були проведені оперативні наради із працівниками апарату судів, де було звернуто увагу на виявлені недоліки та рекомендовано шляхи їх усунення.

Покращилась виконавська дисципліна. Зокрема,  для отримання будь-якої інформації (для надання в подальшому до вищих органів влади) щодо організаційного забезпечення діяльності місцевих судів області, в більшості випадків запити виконуються  вчасно.

З метою організації роботи щодо погодження номенклатури справ  місцевих судів Одеської області  з відповідним територіальним управлінням Державного архіву, працівниками територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області  було запропоновано  скласти номенклатури справ,  погодити правильність їх складання  у районних архівних установах та направити до територіального управління. Також для виконання зазначеного заходу  головам місцевих судів Одеської області було направлено листа з посиланням на інструктивний матеріал.

Однак, при обробці працівниками Державного архіву номенклатур справ місцевих судів, які були надані територіальним управлінням державної судової адміністрації в Одеській області, було встановлено, що останні складені невірно, а саме: невірно зазначені строки зберігання номенклатурних справ, без посилання на відповідні статті  Типових переліків..., невірно оформлені титульні листи,  не зазначена інформація щодо справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання.

На даний час номенклатури справ повернуті  до судів для усунення зазначених недоліків.

Також, при перевірці формування номенклатурних справ у судах, працівників апарату судів було зауважено на дотримання вимог інструктивного матеріалу щодо відповідності документів назві справи.

За результатами перевірки планування роботи вищезазначених судів Одеської області встановлено, що в цілому плани роботи в судах складаються належним чином, з урахуванням тих проблем і недоліків, які виникають під час роботи судів та потребують ретельного вивчення.

Плани роботи судів складаються переважно по півріччях, заплановані заходи в більшості судів виконуються вчасно та належним чином. Підтвердженням їх виконання є наявність відповідних документів (аналізів, узагальнень, довідок) у відповідних справах за номенклатурою.

Проте є випадки, коли планування роботи в судах проводиться формально, а виконання запланованих заходів відповідними документами не підтверджується.

Також у Великомихайлівському, Іванівському районних судах, Ізмаїльському міськрайонному суді плани роботи не складались, узагальнююча, аналітична робота не проводилась. З цього приводу відповідальним працівникам апарату судів була надана практична допомога.

Для підвищення кваліфікації суддів і працівників апарату судів проводяться семінарські заняття. Питання, що виникають в процесі роботи і не можуть бути заздалегідь запланованими, розглядаються на оперативних нарадах працівників апарату судів, які, як правило, проводяться щотижня, про що свідчать протоколи оперативних нарад.

Але не завжди оперативні наради, навчання, заняття, які проводяться у суді оформлюються належним чином. Це стосується Саратського, Великомихайлівського, Іванівського районних судів, Ізмаїльського міськрайонного суду.

Так, при вивченні протоколів оперативних нарад вищевказаних судів встановлено, що за півріччя у судах оформлено по 2-3 протоколи оперативних нарад. Оперативні наради продовжують проводитись хаотично, без визначення виконавців та строків виконання запланованих заходів. Рекомендовано головам судів на оперативних нарадах з суддями обговорювати складені аналізи, узагальнення, ухвали вищестоячих судів з метою запобігання в подальшому порушень чинного законодавства при розгляді справ кожної категорії, звернуто увагу на доцільність обговорення результатів перевірок роботи канцелярії суду, секретарів судових засідань, помічників консультантів.

Разом з тим, головам судів було зауважено, що за результатами оперативних нарад повинні прийматись конкретні рішення, визначатись виконавці та строки виконання.

Встановлено, що в судах ведуться журнали, які передбачені Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді.

Розповсюдженим для всіх судів недоліком є те, що деякі із журналів не прошиті, не пронумеровані, не скріплені печаткою суду та підписом голови суду.

У більшості судів робота з архівом суду організована з порушенням  вимог Інструкції „Про порядок передання  до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду”. Рекомендовано архіваріусам детально ознайомитись з вимогами інструктивного матеріалу, здійснити передачу справ та матеріалів до архіву суду, скласти відповідні документи, вилучити та знищити справи та матеріали строк зберігання яких скінчився відповідно до вимог Переліку. Рекомендовано переглянути роботу щодо ведення журналу видачі копій судових документів.

В ході вивчення стану організаційного забезпечення діяльності судів встановлено, що в ряді судів працівники їх апарату недостатньо знають чинне законодавство, яке регулює звернення судових рішень до виконання, а також правила реєстрації справ і матеріалів, що надходять до судів для розгляду, локальні нормативно-правові акти з питань кадрової роботи, роботи з речовими доказами, з судової статистики, архівної справи, в результаті чого допускають помилки в своїй роботі, а голови судів та їх заступники не здійснюють за цими ділянками роботи належного контролю.

Майже в кожному із судів порушується порядок і хронологія реєстрації у обліково-статистичних картках справ, позовних заяв, заяв, скарг.

Розповсюдженими  зазначені недоліки спостерігаються у Іванівському районному суді Одеської області.

При перевірці журналів судових засідань кожного судді  встановлено, що журнали ведуться в цілому охайно, але разом з тим майже в усіх випадках не вказуються години судового засідання.

Особливі зауваження викликає ведення журналів судових засідань у Кодимському районному суді Одеської області, на що було звернуто увагу голови суду при проведенні розширеної наради із працівниками апарату суду. Зокрема,  в журналах відсутні відомості про розгляд  справ протягом певного періоду, хоча в  цей час судді розглядали справи та виносили рішення. Відсутні відомості про результати розгляду  справ, дати виготовлення протоколів судових засідань та здачі їх  до канцелярій.

Розповсюдженим зауваженням практично по всіх судах, яким надавалась допомога чи вивчався стан організації роботи з діловодства, судової статистики  та архіву є робота секретарів судових засідань, помічників суддів, а саме: тривалий  час  виготовляються  протоколи судових засідань та справи здаються в  канцелярію.

Також у деяких випадках залишаються великі проміжки часу між днями, в які розглядаються справи. Години судових засідань зазначаються не в порядку зростання, а хаотично, інколи взагалі не зазначається час початку та закінчення судового засідання, відомості заносяться не у відповідні графи.

У жодному із судів не представлено належним чином оформлений журнал обліку печаток та штампів суду.

Викликає занепокоєння звернення до виконання судових рішень.

Виявлено випадки, коли рішення не звернуто до виконання в частині стягнення державного мита.

Порушуються вимоги ст. 348 ЦПК України щодо видачі виконавчих листів тільки за заявами стягувачів.

Постанови про накладення адміністративного стягнення у вигляді штрафу звертаються до виконання не завжди вчасно (хоча в обліково–статистичних картках зазначається дата звернення до виконання, яка не перевищує трьохмісячного терміну).

Порушення термінів звернення до виконання постанов про адміністративні правопорушення про накладення стягнення у вигляді штрафу призвело до ненадходження до бюджету значних сум, оскільки державна виконавча служба у таких випадках відмовляє у відкритті виконавчих проваджень.

Практично жоден суд належним чином не контролює виконання окремих ухвал (постанов).

Прийом, облік та зберігання речових доказів у кримінальних справах і справах про адміністративні правопорушення проводиться відповідно до чинного законодавства, але окремими судами допускаються порушення.

Саратським, Іванівським  районними судами не за номенклатурою сформовані окремі справи, в яких потрібно зберігати картки обліку сум шкоди, останні зберігаються прикріпленими до обліково–статистичних карток або разом зі звітами.

У статистичних звітах окремих судів недостовірно відображено справи певних категорій.

При вивченні стану організації роботи архіву судів встановлено, що до нього здаються справи, в яких відсутні відомості про виконання судових рішень, в деяких справах не підшито останні документи, що підтверджують звернення до виконання.

Також в окремих справах Іванівського, Великомихайлівського, Балтського районних судів містяться виконавчі листи, які повернуто державною виконавчою службою з різних причин (відсутність у боржника майна, неправильна адреса тощо). Незважаючи на те, що в постановах державних виконавців про повернення виконавчого документа без виконання зазначено, що ці виконавчі документи можна протягом трьох років повторно пред’явити до виконання, судом такі виконавчі документи не ставляться на контроль та повторно не надсилаються на виконання, а підшиваються до матеріалів справи і передаються до архіву суду.

При вивченні організації роботи з архівом суду всім архіваріусам зауважено, що робота з архівом суду  повинна здійснюватись відповідно до  Інструкції  „Про порядок  передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів”. Звернуто увагу на необхідність передачі справ і матеріалів  кожного року  у зазначений Інструкцією час та дотримуючись порядку передачі справ. Розповсюдженою помилкою у судах є відсутність наказу про створення експертної перевірної комісії, відповідно не проводяться засідання  комісії.

Результати вивчення стану організації діловодства, обліково-статистичної роботи та архіву суду у районних судах м. Одеси були предметом розгляду на нарадах територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області.

01.02.07 р. на 20  конференції суддів Одеської області були підведені підсумки роботи судів Одеської області за 2006 р.

Інформацію по результатах вивчення стану організації роботи по здійсненню  правосуддя  прийнято до відома, голів судів зобов’язано вжити необхідних заходів по забезпеченню оперативного і якісного розгляду справ, щодо вивчення всіма працівниками суду нормативної бази, яка регулює роботу суду та його апарату, звернуто увагу на необхідність  забезпечення належної поведінки, дотримання правил професійної етики судді та працівника суду.

З метою підвищення  кваліфікації суддів  та  працівників  апарату судів, покращення розгляду  судових справ, спільним розпорядженням голови апеляційного суду Одеської області та начальника територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області  від проводяться  семінарські заняття  для суддів місцевих (загальних) судів, працівників апарату судів.

Тематика та графік семінарів протягом 2006 року для суддів розроблялась керівництвом апеляційного суду Одеської області, для працівників суду - спеціалістами територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області.

Протягом 2006 року спеціалістами відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області було проведено  13 семінарських занять.

         Зокрема,

-                                 29  березня 2006 року – ознайомлення із формою статистичного звіту № 2-в „Звіт про розгляд судами справ, повязаних з виборами народних депутатів”

-                                 26 квітня 2006 року з питань обробки статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;

-                                 08 червня 2006 року  з питань: реєстрації, обліку та відображенні у статистичних звітах кримінальних справ;  складання  статистичного звіту за формою 1-Л (Про розгляд загальними місцевими  та апеляційними судами кримінальних справ за ст.ст. 209, 209-1, 306 КК України ), 1-ОП (Звіт про оперативність розгляду кримінальних справ), робота з формами статистичних  звітів, що розраховуються на підставі статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;

-                                 27 червня 2006 року  з питань: реєстрації, обліку та відображенні у статистичних звітах цивільних справ, справ про адміністративні правопорушення;

-                                 30 червня 2006 року із консультантами судів з питань встановлення компютерних програм обробки статистичних звітів.

Крім того, за окремо складеним графіком, затвердженим начальником територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області  було проведено 8 семінарських занять, на яких були проаналізовані  помилки, допущені при складанні статистичного  звіту за перше  півріччя (взагалі та по кожному суду окремо). Надано  рекомендації щодо обліку справ у звітах. Звернуто увагу на основні положення Інструкції з діловодства, реєстрацію та облік справ.

Протягом року на розширених нарадах  апарату територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області були розглянуті питання, які стосувались стану організації обліково-статистичної роботи у районних (міських), міськрайонних судах Одеської області та стану організації діловодства, судової статистики та архіву судів.

З метою поліпшення стану організаційного забезпечення діяльності судів нарада територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області вирішила  вживати в подальшому  заходів  щодо забезпечення належного оформлення та ведення діловодства у судах Одеської області, архівної справи та судової статистики.

З урахуванням стану та строків здачі місцевими судами статистичних звітів за перше півріччя 2006 року, наприкінці грудня 2006 року голові  ради суддів Одеської області Граніну В.Л. була  направлено листа  з проханням розглянути  на засіданні ради суддів Одеської області, прийняти рішення про  відповідальність голів місцевих судів Одеської області за порушення строків здачі звітів та  неякісне  їх складання.

Відповідно до рішення Ради суддів Одеської області від 25.12.06 р.  голів місцевих судів Одеської області попереджено про відповідальність за порушення строків здачі статистичних звітів та неякісне їх складання.

Результати складання та здачі статистичних звітів за 2006 рік  свідчать про значне  покращення роботи в цьому напрямку.

Судами не порушувались строки здачі статистичних звітів. Більшістю місцевими судами  при здачі статистичних звітів надавались підтвердження до показників, покращилась якість складання статистичних звітів, підвищилась виконавська дисципліна. При необхідності надання будь-якої додаткової інформації,  працівники апаратів судів реагували своєчасно.

Разом з тим, продовжують мати місце помилки логічного характеру  при складанні  практично всіх форм звітності.

Зважаючи на результати складання та здачі місцевими судами Одеської області статистичних звітів, відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю  розроблено тематику та складено графік проведення семінарських занять для працівників апарату  місцевих судів Одеської області протягом 2007 року.

Крім того, відповідно до плану роботи відділу визначені районні, міські, міськрайонні  суди Одеської області, в яких протягом першого півріччя 2007 року буде вивчено стан організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів.

Як певні труднощі слід зазначити плинність кадрів у  місцевих судах.

 

Відділ організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики, звітності, діловодства

та контролю                                                                     І.М.Акбарова