Завдання Головам районних (міських), міськрайонних судів Одеської області

                                                     Головам районних (міських),

                                                           міськрайонних судів

                                                           Одеської області

         Повідомляємо, що територіальним управлінням державної судової адміністрації в Одеській області  у місцевих судах спільно з апеляційним судом Одеської області проводяться комплексні, цільові перевірки стану організації діловодства у судах.

         Результати проведених перевірок свідчать про наявність певних  проблем і недоліків з питань організації  діяльності судів.

         Звертаємо увагу голів судів на необхідність  проведення перевірок і особистого контролю  у судах із зазначених питань:

1.Оформлення та ведення  номенклатури справ суду, відповідність змісту документів призначенню справи.

При проведенні перевірок  з цього питання встановлено, що у всіх  судах оформлення та ведення номенклатури справ взагалі не відповідає вимогам  інструктивного матеріалу.

 Нагадуємо, що 2.03.04 р. за вих. № 2-503  територіальним управлінням державної судової адміністрації всім місцевим судам Одеської області були направлені пам’ятки  щодо переліку судових справ та документів діяльності суду із зазначенням строків їх зберігання. У зазначених переліках містяться й  найменування  категорій документів діяльності суду, строки їх зберігання ( організаційна робота судів – містить 21 наряд, робота із зверненнями громадян – містить 5 нарядів, систематизація законодавства – містить 6 нарядів ). Враховуючи  зазначене необхідно оформити номенклатуру справ  у відповідності з  переліками і затвердити  підписом і печаткою голови суду. При перевірках виявлено, що працівники відповідальні за ведення нарядів не дотримуються порядку їх формування, тобто у нарядах іноді містяться документи які взагалі не відповідають призначенню справи.

Крім того,   у довідках, складених за результатами перевірок, а також безпосередньо після проведення перевірок головам судів було зауважено не цей недолік, однак при проведенні контрольних перевірок у деяких судах  стан справ залишився  не виправленим.

2. Планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів.

Планування  роботи у  суді  - це правильна организація  судами своєї роботи. Планування дає можливість  визначити   строки  проведення планових заходів, конкретних виконавців, дозволяє здійснити  контроль за своєчасністю  та якістю проведених заходів.

Мета планування – створити  основу для поліпшення  організації судової діяльності.

При складанні  планів  слід  виходити  із положень Конституції України, завдань, передбачених у Законі України «Про судоустрій України», стану злочинності у районі. Серьйозну увагу  слід приділяти   допущеним суддями помилкам при застосуванні діючого законодавства (аналіз ухвал вищестоячих судів).

При проведенні цільових, комплексних перевірок організації діяльності судів  та ведення судової статистики  одним із питань є організація  планування роботи суду, якість складання планів, контроль з боку голови за  виконанням запланованих заходів.

Обов’язки безпосереднього складання планів роботи та контроль за їх виконанням голова суду покладає на помічника чи консультанта, однак сам голова не усувається  від контролю за виконанням плану роботи.

 Плани роботи повинні складатися з урахуванням  кількості суддів, працівників аппарату судів, можливості виконати  заплановані заходи.

Не слід  складати  надто великі плани роботи,  план роботи не повинен бути формальним.

Слід звернути увагу, що план роботи повинен бути конкретним, з урахуванням статистичних даних, в тому числі і по роботі з ухвалами судів вищестоячих інстанцій, повинен містити організаційно-аналітичну  роботу по розгляду кримінальних, цивільних  справ.

План роботи доцільно складати на квартал чи на півріччя. План повинен містить  в собі інформацію щодо конкретного заходу, призвіща посадової особи-виконавця, а також відмітки  про виконання і дати виконання.

Наводимо приклад:

        «Затверджую»

                                                                         Голова  районного  (міського)

                                                                         суду Одеської області

                                                                                    Іванов І.І.

                                                                                    «_____»_______________2004 року

ПЛАН  роботи  районного (міського) суду Одеської області

 на квартал (півріччя)  2004 року

Плани роботи, матеріали щодо  виконання заходів  повинні знаходитись в окремому наряді, або в плані робиться відмітка з посиланням про місцезнаходження цих матеріалів в інших нарядах.

Для поліпшення роботи судів  щодо планування , рекомендуємо до плану роботи  включати слідучі розділи.

1.)Організаційна та аналітична робота.

Розділ, який передбачає вивчення стану судимості та злочинності в цілому по району. Може бути проаналізовано навантаження суддів, причини порушення процесуальних строків  по кримінальним та цивільним справам, вивчення допускаємих суддями порушень при розгляді кримінальних, цивільних справ, вивчення застосування мір покарання, перевірка роботи канцелярій суда по веденню діловодства, перевірки роботи архіву суду, аналіз суда з ухвалами.

2.) Заходи, пов’язані з розглядом кримінальних та цивільних справ.

В цей розділ включаються питання  щодо узагальнення судової практики, кількості розглянутих кримінальних, цивільних справ по категоріям,  якості складання судових документів, причини і умови, що породжують скарги громадян, заходи, що приймаються для їх усунення.

3.)Кадрова і організаційна робота суду.

Необхідно передбачати виробничі наради, на яких  обговорювати підсумки  роботи суду за півріччя, рік, проведення занять по вивченню наказів, інструкцій, узагальнень, позитивного досвіду секретарів, секретарів судових засідань та інших працівників суда.

4.) Кодифікаційно-справочна робота.

При підготовці плану роботи суду необхідно враховувати та аналізувати слідуючу інформацію: статистичні дані про стан судимості, дані про якість розгляду справ, організації роботи суду, навантаження суддів, підсумки проведених узагальнень та планові завдання територіального управління державної судової адміністрації, данні про виконання попереднього плану роботи.

При розробці плану необхідно виходити     із реальних можливостей суду  ( кількість суддів та парцівників аппарату судів ), їх навантаження.

Проекти планів необхідно обговорювати  всім колективом  на оперативних  нарадах. Участь суддів, консультантів, секретарів у підготовці планів сприяє творчій активності,  підвищує відповідальність за їх виконання.

Складання планів роботи, з урахуванням пропозицій всіх суддів, працівників аппарату судів, покладається, як правило, на помічника голови суду або консультанта. Контроль за виконанням запланованих заходів здійснюється  головою суду. Іноді помічник ( або працівник, на якого голова покладе  обов’язки)  повинен безпосередньо завчасно нагадувати виконавцям  про необхідність виконання запланованих заходів. У плані роботи вказується  дата виконання.

3. Розгляд питань на оперативних нарадах суду, прийняття відповідних рішень і контроль за їх виконанням.

         В більшості випадках  проведення оперативних нарад в судах носить хаотичний  характер, не підводяться підсумки наради, не визначаються виконавці запланованих заходів, і в подальшому рішення нарад ніким не контролюється.  Проведення наради, яка не  містить будь-яких висновків в подальшому не може  позитивно відображатись на роботі суду в цілому. Взагалі оперативні наради повинні мати певну тематику. За результатами проведення наради необхідно складати протокол.

4. Підвищення кваліфікації працівників апарату суду.

         Необхідно  приділяти достатньо уваги щодо підвищенню кваліфікації працівників апарату суду, постійно проводити роботу  щодо вивчення  діючого законодавства, судової практики, інструктивного матеріалу.

5.Організація ведення обліково-статистичної роботи в суді.

         Рекомендуємо голові суду здійснити перевірку в канцеляріях суду щодо своєчасності, повноти і достовірності заповнення документів первинного обліку, ведення реєстраційних і контрольних журналів, правильності індексації вхідної та вихідної кореспонденції.

Звертаємо увагу, що  територіальним управлінням державної судової адміністрації в Одеській області  у місцеві суди постійно надсилається інструктивний матеріал щодо ведення обліково-статистичної роботи у судах, зміни  щодо складання форм  статистичної звітності, обліково-статистичних карток на підсудного. Весь зазначений  інструктивний матеріал ( із змінами)  повинен знаходитись у суді  у достатній кількості ( при наявності декількох канцелярій).

Просимо голів судів особисто проконтролювати наявність зазначеного інструктивного матеріалу у суді.

Також зауважуємо, що при перевірці наряду  „Річні статистичні звіти суду „  з’ясовано, що  в деяких випадках відсутні звіти суду.

6. Порядок і строки передачі справ суддям для розгляду.

         Розповсюдженим недоліком у багатьох судах є тривала передача працівниками канцелярії  кримінальних, цивільних справ, справ про адміністративні правопорушення  суддям на розгляд.

         Просимо на  оперативній нараді  зауважити працівників канцелярій на необхідність своєчасної передачі справ і матеріалів, оскільки це призводить в подальшому до порушення  процесуальних строків розгляду справ, та впливає на правильне відображення статистичної інформації.

7. Організація роботи секретарів судового засідання.

         Звертаємо увагу суддів на необхідність  постійного контролю за роботою секретарів судового засідання. У разі необхідності рекомендуємо провести заняття на яких зауважити  на дотримання  вимог щодо виклику осіб, які беруть участь у справі, ведення журналів судових засідань, терміни виготовлення протоколів судових засідань та їх відповідність вимогам  процесуального законодавства, фіксування судового процесу технічними засобами, оформлення справ після розгляду та дотримання строків передачі їх до секретаріату суду.

8. Направлення справ для перегляду апеляційною та касаційною інстанціями.

         Як свідчать результати перевірок, чисельні скарги  громадян,  деякі суди тривалий час не направляють справи для перегляду у відповідну інстанцію, справи можуть знаходитись у судах по декілька місяців. Просимо особливу увагу приділити цьому питанню і вжити заходів щодо  недопущення порушень прав громадян на оскарження судового рішення.

9. Контроль суддів  відповідно до чинного законодавства за своєчасним зверненням до виконання судових рішень.

10. Дотримання вимог Інструкції щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, карток з обліку сум матеріальної і моральної шкоди, завданої злочином.

         Викликає тривогу якість заповнення статистичних карток.  Іноді допускаються розбіжності  по деяким пунктам, передбаченим у статистичній картці: зокрема, пред’явлене обвинувачення  та  відомості про злочин  різняться між собою ( тобто фабула справи не відповідає пред’явленому обвинуваченню), а засуджено особу зовсім по іншій статті Кримінального кодексу України.

Відділом організації діяльності судів та судової статистики постійно ведеться листування з головами судів області стосовно допущених суддями помилок при заповненні статистичних карток на підсудного. Однак, помилки продовжують мати місце: не вказуються відповідні реквізити картки - код суду і судді, номер справи, прізвище та ініціали підсудного, вік  та заняття підсудного, число притягнутих до відповідальності, суму збитків по справі.

         Статистичні картки на підсудного (обвинуваченого) судами області направляються до територіального управління державної судової адміністрації  в Одеській області з порушенням строків, що впливає на розбіжність статистичних показників стосовно засуджених осіб у звітах.

11. Ведення кодифікаційно-довідкової роботи у суді.

         Вважаємо за доцільне голові суду призначити особу, відповідальну за  додержання  юридичної літератури у контрольному стані, проводити перевірку щодо додержання юридичної літератури у контрольному стані.

12. Забезпечення  оперативності подання та достовірності  статистичних звітів.

Організацію обліково-статистичної роботи в судах області, де не  проводились перевірки відображає аналіз  стану підготовки, строків надання та якості складання  районними (міськими) судами області статистичних звітів  за 2003 рік, який складено за результатми здачі річного звіту спеціалістами відділу у першому кварталі 2004 року. 

Так, належним чином обліково-статистична робота налагоджена тільки у двох судах області,  у Арцизькому і Овідіопольському районних судах. При здачі звітів ціми судами будь-яких серьйозних помилок не допущено, зауважень звіти не викликали. Голови вказаних судів особисто контролювали  складання річних звітів. Всі ж інші суди допустили чисельні помилки, що призводило до неодноразових виправлень звітів.

Практично всі внесені у звіти  виправлення сталися в результаті не підтвердження місцевими судами області статистичних даних по різним формам звітності.

13. Ведення архівної роботи в суді.

         Звертаємо увагу голів судів на необхідність організації роботи  архіву суду у відповідності  з Наказом Державної судової адміністрації України „Про затвердження  інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду” від 14.07.03 р. № 277. Нагадуємо, що вказаний інструктивний матеріал  надавався працівникам суду під час проведення семінарського заняття у листопаді  2003 р.

         Під час перевірок виявлено, що в багатьох судах архіваріусами не дотримуються вимоги інструкції щодо передачі справ до архіву суду, не дотримуються строки зберігання справ і матеріалів в архіві суду,  допускаються помилки при складанні опису судових справ та інших матеріалів, переданих до архіву суду.

         В судах відсутні  накази голів судів про створення постійно діючих експертних комісій.

14. Робота зі зверненнями громадян.

         Просимо проконтролювати наявність графіку та правил прийому громадян, організувати роботу на підставі Закону України „Про звернення громадян”, Указів Президента України „Про заходи щодо забезпечення  громадянами Конституційних прав громадян на звернення”, „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”.

         У роботі зі зверненнями громадян необхідно дотримуватись вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України.

         Голові суду необхідно особисто здійснювати прийом громадян. Відповідальним особам дотримуватись строків розгляду звернень громадян, оформлювати провадження відповідно до чинного законодавства.

         Нагадуємо, що вказані питання є основними, які вивчаються під час проведення перевірок у судах. Результати перевірок  розглядаються на засіданні президії апеляційного суду  Одеської області.

         Просимо Вас перевірити наявність інструктивного матеріалу в суді щодо обліково-статистичної роботи, ведення архівної справи і у випадку недостатньої кількості, або відсутності  направити інформацію до територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області.

         ( Нагадуємо, що із зазначених питань, крім переліченого вище інструктивного матеріалу, останнім часом  до місцевих судів направлялись:

         Наказ Голови Державної судової адміністрації України  від 18.03.04 р. 32/04 “Про затвердження статистичної картки на  особу, стосовно якої  судом розглянуто справу”, та Інструкцію щодо її заповнення , вих. № 2-1041 від 19.04.04 р.;

         Реєстраційні індекси вхідної  й вихідної кореспонденції, вих.  2-1397 від 4.06.04 р.;

         Лист щодо реєстрації заяв про вжиття запобіжних заходів у відповідному журналі, вих. № 2-1456 від 7.06.04 р.)

         Також, зауважуємо, що у випадку відсутності  будь-яких бланків, форм, журналів необхідно терміново направляти замовлення.

Начальник управління                             О.В.Глуханчук