flag Судова влада України

Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел

Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46

Порядок ведення особових справ державних службовців

Особова справа державного службовця

З початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця розпочинається формування його особової справи. З метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 р. N 731 затверджено Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої впади. Він може застосовуватися також в інших органах, на які поширюється дія Закону України "Про державну службу".

Порядок - це єдиний нормативний документ, який визначає перелік документів, які складають особову справу державного службовця, а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку. Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 року N 912 формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою відповідного державного органу. Працівник кадрової служби повинен перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо). В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) Особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів. Форма особової картки П-2ДС та інструкція по її заповненню, затверджені наказом Мінстату України N 343 від 26 грудня 1995 року. Відповіді на всі питання особової картки (розділи I, VIII, IX та відомості про попередню роботу) заповнюються працівником особисто, відповідно до вимог зазначеної інструкції без скорочень та виправлень.

Автобіографія пишеться працівником особисто у довільній формі, в кінці ставиться підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового непрацевлаштування, про навчання та інше. У разі необхідності можуть надаватися пояснення з приводу важливих моментів особистого життя і життя своїх близьких родичів (батька матері, братів, сестер), та родичів дружини (чоловіка).

2) Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання підвищення кваліфікації. Копії цих документів засвідчуються нотаріально або керівником кадрової служби.

3) Відповідно до статті 13 Закону України "Про державну службу" відомості (декларацію) про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця і членів його сім'ї. Декларація державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця і членів його сім'ї відповідно до чинного законодавства, подаються при прийомі на посаду державного службовця та щорічно до 15-го квітня за встановленою формою.

4) Попередження про встановлені законодавством України обмеження пов'язані з прийняттям та з її проходженням, підписане претендентом.

5) Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад) за формою, встановленою Держкомсекретів України. Вона видається режимно-секретним підрозділом за останнім місцем роботи працівника на запит керівника відповідного державного органу.

6) Біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби).

Відповіді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження вказуються згідно з даними паспорта. Довідка скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.

Подання щодо призначення претендентів на посади, призначення на які відповідно до законодавства здійснюються за погодженням з центральним та іншим органом виконавчої влади, готуються у довільній формі. У поданні вказується прізвище, ім'я, по батькові, дата народження претендента, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників - її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

Картка погодження оформляється за визначеною формою. В залежності від посади, на яку претендує особа, за рішенням керівника відповідного органу визначається перелік посадових осіб, які проводять співбесіди при призначенні на посади. Кадрова служба організовує проведення співбесід претендентів на посади з відповідними посадовими особами. Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження.

7) Погодження, передбачені чинним законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів.

8) Довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву). У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки керівника структурного підрозділу.

9) Направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів).

10) Заява про участь в конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі).

11) Заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування, наказ керівника відповідного органу про допущення працівника до стажування, доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді (для осіб, які проходили стажування).

12) Заява щодо призначення на відповідну посаду. Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) Наказ (розпорядження) про призначення на посаду. Документ про призначення (постанова, наказ, розпорядження) на посаду або увільнення з посади повинен містити найменування органу, дату, номер і назву. При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинним законодавством органом вищого рівня або за іншою процедурою, видається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу про вступ працівника до виконання обов'язків (повноважень) або їх припинення.

У разі призначення працівника на посаду, відповідно до законодавства, за погодженням з органом вищого рівня або за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій, до особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося призначення.

У наказі (розпорядженні) про призначення або увільнення працівника вказується повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат, а також підстави призначення (звільнення).

2) Копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених чинним законодавством).

3) Текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу).

4) Копії документів про надані пільги.

5) Копія паспорта.

6) Копія військового квитка (для військовозобов'язаних). Копії (ксерокопії) документів про наявність пільг, копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби, копії першої і другої сторінок паспорта та відомості щодо прописки засвідчуються кадровою службою.

7) Опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо). Особова справа повинна бути сформована та зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду. В міру проходження державної служби вона доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

В особову картку П-2ДС (розділи II, III, IV, V, VI, VII, VIII) систематично вносяться зміни облікових даних працівника. Підставою для їх внесення є укази і розпорядження Президента України, накази і розпорядження міністрів, керівників інших центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних і міських голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення працівника.

Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються в особову справу і заносяться в опис документів. Документи, які долучаються до особової справи, повинні мати необхідні підписи, дати і у разі потреби засвідчені печаткою. Крім перерахованих документів, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;

2) наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

3) наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення; 

4) листи-погодження Головдержслужби (витяги), накази про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);

5) документи про підвищення кваліфікації,

6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

7) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву органу в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення. У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

Порядок роботи з особовими справами та обліку встановлюється керівником державного органу. Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого сформована особова справа, та керівника органу і керівника кадрової служби.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці розміром А-4. Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, збереження і видачі особових справ.