Аналіз обліково-статистичної роботи

А Н А Л І З

стану організації обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні  державної судової адміністрації в Одеській області

протягом першого півріччя 2008 року

Відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю узагальнено  інформацію щодо стану організаційного забезпечення діяльності  місцевих судів Одеської області протягом першого півріччя 2008 року.

Джерелами інформації є довідки за результатами вивчення стану організації діловодства у судах, аналітичні дані за результатами роботи судів щодо здійснення судочинства, інша інформація, яка надходить із судів.

Робота відділу здійснювалась відповідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, річних, піврічних планів роботи територіального управління, щоквартальних планів роботи відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю, затверджених начальником територіального управління.

Протягом  першого півріччя 2008  року  основними  завданнями відділу було  вивчення стану організації діловодства, судової статистики та архіву, проведення узагальнюючої, аналітичної роботи, проведення семінарських, індивідуальних занять із працівниками  апарату місцевих судів Одеської області.

Відповідно до наказів Державної судової адміністрації України у січні, липні 2008 року відділом  були прийняті та зведені звіти про роботу місцевих судів Одеської області.

Інформація за підсумками роботи за 2007 рік була використана  під час проведення  працівниками територіального управління прес-конференції у Одеській облдержадміністрації (05.02.08 р.), а також під час проведення конференції суддів Одеської області (08.02.08 р). Також відділом було проаналізовано стан обліково-статистичної роботи у  територіальному управлінні державної судової адміністрації  протягом 2007 року.

Інформація щодо вивчення стану організації діловодства, судової статистики та архіву була заслухана на розширеній нараді територіального управління (29.01.08 р.).

Результати  складання та здачі місцевими судами Одеської області звітів за 2007 рік були предметом розгляду на розширеній нараді територіального управління (28.02.08 р.).

Відповідно до рішень від 29.01.08 р. та 28.02.08 р. нарада вирішила вживати заходів щодо подальшого вдосконалення організації роботи судів та надання практичної та методичної допомоги судам з питань організації діловодства.

За вказаний період було вивчено стан організації діловодства та архівної справи  у  Київському, Малиновському районних судах м.Одеси, Великомихайлівському, Фрунзівському, Любашівському, Біляївському, Ананьївському  районних, Білгород-Дністровському міськрайонному судах. 

При вивченні стану організації діловодства у судах приділялась увага  питанням: реєстрації справ і матеріалів, веденню судової статистики,  складання та ведення номенклатурних справ,  ведення аналітичної узагальнюючої роботи, організації роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

Встановлено, що переважно суди   дотримуються вимог  Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Первинний облік справ і матеріалів здійснюється у відповідності з вимогами інструктивного матеріалу. Однак, як певну проблему з цього питання слід визначити недостатню кількість журналів, карток, особливо у багатоскладових судах та судах з великим навантаженням. Зазначена поліграфічна продукція замовляється з урахуванням фінансових можливостей, які не завжди відповідають реальним потребам судів.

 З приводу складання та ведення номенклатури справ практично всі суди мають зауваження.

Семінарські заняття з підвищення кваліфікації працівників апарату судів проводяться хаотично, теми їх проведення не плануються.          

При перевірці журналів судових засідань кожного судді, встановлено, що журнали ведуться в цілому охайно, але разом з тим майже в усіх випадках  викликає зауваження  тривале виготовлення протоколів судових засідань,  підготовки справ до здачі в канцелярію.  Судді роботу підлеглих  контролюють  недостатньо.

У ході вивчення стану організаційного забезпечення діяльності судів встановлено, що в ряді судів не дотримується чинне законодавство, яке регулює звернення судових рішень до виконання.

Прийом, облік та зберігання речових доказів у кримінальних справах і справах про адміністративні правопорушення проводиться відповідно до чинного законодавства, але окремими судами допускаються порушення.

При вивченні організації роботи з архівом суду всім архіваріусам звернуто увагу на необхідність передачі справ і матеріалів  кожного року  у зазначений Інструкцією час та дотримуючись порядку передачі справ. Розповсюдженою помилкою у судах  є відсутність наказу про створення експертної перевірної комісії, відповідно не проводяться засідання  комісії. В деяких судах непоодинокі випадки, коли до архіву здаються справи, в яких відсутні відомості про виконання судових рішень.

За результатами вивчення стану організації діловодства  були проведені оперативні наради із працівниками апарату судів,  складені довідки де було звернуто увагу на виявлені недоліки та рекомендовано шляхи їх усунення до визначеного терміну.

Протягом першого півріччя 2008 року спеціалістами відділу сумісно із працівниками регіональної служби підтримки «Арт-мастер» для  відповідальних осіб судів загальної юрисдикції Одеської області було проведено 2 семінарських заняття  щодо користування автоматизованою системою «Судова статистика» (11.03.08 р., 24.06.08 р.). Також основними питаннями, які розглядались на семінарах - первинний облік справ і матеріалів, відображення їх у статистичних звітах, організація роботи судів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

Працівниками відділу  проводились індивідуальні заняття із працівниками апарату місцевих судів як  із загальних питань організації роботи суду так і з питань судової статистики (Приморський, Суворовський, Малиновський районні суди м.Одеси).

Спеціалісти відділу протягом півріччя  приймали участь у проведенні навчань для працівників апарату судів, суддів у регіональному відділенні Академії суддів України. Протягом півріччя спеціалістами відділу було проведено 9 навчань.

Також відділом проводиться робота щодо укладення територіальним управлінням  угод про надання послуг перекладачів  при розгляді місцевими судами Одеської області кримінальних справ. Всього у першому кварталі 2008  року  було оброблено  та задоволено 51 заяву судів на забезпечення  послуг перекладачів у кримінальних справах.  У всіх необхідних випадках  були укладені договори з відповідними установами.

Покращилась виконавська дисципліна при складанні звітів місцевими судами Одеської області за перше півріччя 2008 року.

Всіма місцевими судами звіти були здані своєчасно, працівники судів добросовісно поставились до виконання покладених обов’язків. Разом із звітами надавались пояснення та підтвердження.

Разом з тим при складанні та здачі звітів існували певні  проблеми та недоліки.

Продовжено заходи щодо впровадження в експлуатацію підсистеми ведення інформації по судовій справі «Судова статистика».

         Зокрема, станом на 21.07.08 р., із загальної кількості справ  про адміністративні правопорушення, що знаходилися на розгляді  в судах, у базі територіального управління знаходиться 74836 справ, що складає 31 % від загальної кількості справ, що знаходились на розгляді в суді. Суди, які не розпочали роботу із програмою відсутні. Головам місцевих судів постійно направлялись інформаційні листи  щодо  необхідності більш активної роботи  щодо введення  у програму справ про адміністративні правопорушення.

         При здачі місцевими судами звіту за формою № 3 «Звіт про розгляд судами справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності» за перше півріччя 2008 року  7  судів здійснили  розрахунок у автоматичному режимі.

         Кількість карток щодо осіб, стосовно  яких судом  розглянуто кримінальну справу становить 4624 справ, які на 100% занесені до бази територіального управління.

Розповсюдженим недоліком при складанні всіх форм звітності є неуважність працівників  при заповненні форми – допускаються механічни помилки при перенесенні даних за попередній період.

Не завжди правильно виконавцями обліковувались справи, де особам було пред’явлено обвинувачення  за декількома статтями, або по справі обвинувачувалась велика кількість осіб, допускались помилки при визначенні організованої групи за вироком суду. (форма № 1).

Особливі зауваження мали місце при здачі всіма місцевими судами Одеської області  заповнення статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Продовжують допускатись невідповідності між особою та обвинуваченням (вік, заняття, освіта, призначена міра покарання).

Практично всіма місцевими судами Одеської області  допускаються помилки при визначенні категорій цивільних та адміністративних справ. Тільки після додаткової перевірки шляхом  витребування підтверджень судами змінюються показники у деяких категоріях справ. У формі № 2-Ц «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства» невірно обліковуються справи, які відкладались.

У формі № 3 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності» деякими судами невірно вказуються адміністративні стягнення.

З урахуванням викладеного,  вважаємо в подальшому надавати  методичну та практичну  допомогу судам з питань організації діловодства: проводити семінарські, індивідуальні  заняття,  вивчати стан організаційного забезпечення судів, проводити аналітичну, узагальнюючу роботу.

Як труднощі у роботі судів та відповідно відділу  вважаємо  збільшення навантаження щодо розгляду судами справ всіх категорій. У багатьох судах кількість працівників апарату не відповідає його навантаженню. Більшість працівників, які відповідно до наказів голів судів виконують певні обов’язки, додатково займаються ще й судовою статистикою. Об’єм роботи судів не дозволяє належним чином приділяти увагу правильному веденню судової статистики. У зв’язку з цим постійно спостерігається плинність кадрів. Введення додаткових посад, в тому числі і посади спеціаліста із судової статистики значно покращить  цю ділянку роботи.

Начальник відділу організаційного

забезпечення діяльності судів,

судової статистики, звітності,

діловодства та контролю                                                      І.М.Акбарова