Аналіз стану обліково статистичної роботи

На виконання планів роботи територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області (далі територіальне управління), відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю (далі відділ) останнім проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні та загальних місцевих судах Одеської області протягом 2010 року (далі – суди).

Робота відділу здійснювалась відповідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, річних, піврічних планів роботи територіального управління, відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики, звітності, діловодства та контролю, затверджених начальником територіального управління.

Джерелами інформації є довідки за результатами вивчення стану організації діловодства у судах, аналітичні дані за результатами роботи судів щодо здійснення судочинства, інформація за результатами здачі звітів, інша інформація, яка надходить із судів.

Відповідно до наказів Державної судової адміністрації України у січні 2011 року відділом були прийняті та зведені звіти про роботу місцевих загальних судів Одеської області за   2010 рік. По результатах роботи місцевих загальних судів були складені аналітичні таблиці щодо стану здійснення правосуддя в Одеській області за 2010 рік та направлені головам судів.

Інформація за результатами складання та здачі місцевими судами Одеської області звітів за 2009 рік була предметом розгляду на засіданні колегії територіального управління державної судової адміністрації в Одеській області. Відповідно до рішення колегії територіального управління № 1 від 23.03.10 р. голів місцевих судів Одеської області звернуто увагу на необхідність здійснення постійного контролю за організацією діловодства у судах відповідно до інструктивного матеріалу, вирішено вживати заходів щодо подальшого вдосконалення організації роботи судів та надання практичної та методичної допомоги судам з питань організації діловодства.

Протягом 2010 року було вивчено стан організації діловодства та архівної справи   у Київському, Малиновському районних судах м.Одеси, Теплодарському міському суді, Великомихайлівському, Кілійському, Арцизькому, Ширяївському, Красноокнянському, Кодимському, Савранському районних судах. 

При вивченні стану організації діловодства у судах приділялась увага питанням: реєстрації справ і матеріалів, веденню судової статистики, планування роботи суду, складання та ведення номенклатурних справ, ведення аналітичної узагальнюючої роботи, організації роботи архіву суду, роботи з речовими доказами, зі зверненнями громадян, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.

Були проведені оперативні наради із працівниками апарату судів, складені довідки де звернуто увагу на виявлені недоліки та рекомендовано шляхи їх усунення до визначеного терміну.

Однією із проблем, яка впливає на стан роботи, залишається рівень професійної підготовки працівників апарату суду. В деяких випадках працівники апарату судів не володіють загальною комп'ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються територіальним управлінням.

Проведення занять у судах іноді носить формальний характер, не має на своїй меті підвищити професійний рівень працівників.

Крім того, плинність кадрів, відсутність відповідальності у працівників, низький контроль з боку керівництва впливає на якість ведення діловодства у суді.

З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і, зокрема, причин та умов їх виникнення територіальним управлінням проводиться робота щодо підвищення рівня діловодства, вживаються заходи щодо його вдосконалення.

У червні, протягом листопада-грудня 2010 року зі спеціалістами місцевих загальних судів територіальним управлінням було проведено семінари-навчання  «Формування та збір звітності щодо здійснення правосуддя».

На семінарах розглядались питання стосовно методики складання звітів судами, питання щодо роботи з підсистемою ведення інформації по судовій справі „Судова статистика”. Особливістю проведення цих семінарів є спільне обговорення та висвітлення питань, що виникають при складанні звітів.

           Працівниками відділу були проведені індивідуальні заняття із працівниками апарату Приморського районного суду м.Одеси щодо заповнення обліково-статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.

          Надано практичну допомогу у реєстрації справ і матеріалів, відображенні їх у статистичній звітності Іванівському районному суду.

Крім того, із головами судів постійно ведеться листування з питань організації діловодства та судової статистики: щодо наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, своєчасного направлення до територіального управління обліково-статистичних карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, рекомендації щодо організації роботи з ведення діловодства та архівної справи.

З урахуванням зазначеного, вважаємо за необхідне крім семінарів, проводити індивідуальні навчання та запрошувати осіб, відповідальних за реєстрацію справ і матеріалів, ведення судової статистики. При проведенні навчань враховувати рівень підготовки та знань працівників.

Працівниками відділу здійснювалась звірка повноти обробки та надіслання апеляційним судом Одеської області до територіального управління статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи. Складено акт, направлено голові апеляційного суду Одеської області.

 Протягом 2010 року   було забезпечено участь перекладачів у розгляді 15 кримінальних справ та забезпечено переклад 10 кримінальних  справ на іноземні мови.

Спеціалісти відділу приймали участь у проведенні навчань для працівників апарату судів, суддів у регіональному відділенні Академії суддів України. Протягом зазначеного періоду спеціалістами відділу було проведено 13 навчань.

Основною проблемою та недоліком в організації роботи  всіх місцевих загальних судів Одеської області є   неповнота інформації про рух справ та результатів розгляду у обліково-статистичних картках, тяганина при здачі справ до канцелярії (особливо перед звітним періодом).

На ці питання зверталась увага голів судів, суддів, керівників апарату суду під час проведення навчання у регіональному відділенні Академії суддів України в Одеській області.  

Звіти судів, як і в попередньому звітному періоді, продовжували складатись за допомогою програмного забезпеченняпідсистеми ведення інформації по судовій справі „Судова статистика”.

Територіальне управління державної судової адміністрації в Одеській області вживало певних заходів щодо забезпечення реалізації створення та впровадження Єдиної судової інформаційної системи України, у тому числі, запровадження автоматизованої системи «Документообіг загальних судів» в загальних місцевих судах Одеської області (далі АС ДЗС).

Територіальним управлінням 27 квітня 2010 року спільно з розробниками програми ТОВ «ІМСА» для відповідальних за впровадження АС ДЗС працівників апаратів загальних місцевих судів Одеської області був проведений семінар по навчанню та освоєнню зазначеної комп’ютерної програми.

Встановлена програма АС ДЗС зарекомендувала себе, як зручна в роботі та може бути використана в промисловому режимі за умови, якщо будуть дороблені необхідні її функціональні можливості та виправлені помилки, які узагальнюються, аналізуються та направляються на адресу ДП «ІСС».

Результати прийняття звітів свідчать, що ця ділянка роботи потребує докладання подальших зусиль організаційного характеру.

У ході приймання звітів за 2010 рік встановлено, що працівниками, відповідальними за підготовку звітів не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених показників.

У звіті за формою № 1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства» судами в основному були дотримані вимоги методичних рекомендацій при складанні звітності.

Разом з тим, деякими судами допускались помилки при відображенні справ за злочинами, відображенні осіб за злочинами, помилки при перенесенні залишків. 

Незважаючи на те, що є програма контролю показників між періодами, формами, яка у разі їх невідповідності виводить помилки, вони або ігнорувались, або контроль взагалі не проводився виконавцями звітів за формами №№ 1, 1-ОП, 1-Л.

Більш за все допущено помилок при складанні звіту за формою № 3 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності». Деякими судами невірно вказувались адміністративні стягнення, невірно переносились залишки, зазначались заходи адміністративного стягнення, не передбачені статтею КУпАП (менше чи більше) та заходи стягнення до неповнолітніх. У деяких випадках виконавці звітів обліковують міри стягнення так як зазначено у постановах, а не як то передбачає кодекс про адміністративні правопорушення.

Мали місце зауваження при здачі всіма місцевими судами Одеської області статистичних карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Продовжують допускатись невідповідності між особою та обвинуваченням (вік особи не співпадає із заняттям, не відрізняють групу дорослих від організованої групи чи злочинної організації, освіта, зміст статті не відповідає мірі покарання). Викликали зауваження відображення відомостей щодо неповнолітніх осіб, які вчинили злочини у сфері службової діяльності. Осіб, що вчинили службові злочини відображають як таких, які на момент вчинення злочину були робітниками, безробітними або працездатними, які не працювали і не навчалися.

Є потреба знову звернути увагу спеціалістів судів на необхідність дотримання загальних вимог, що пред’являються до офоормлення та подання звітів: не вказуються прізвища керівника, виконавця звіту, контактного телефону, електронної адреси.

Зазначені помилки свідчать про недостатньо глибоке вивчення Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності, діючого законодавства, зокрема, кодексів, а також недостатній досвід роботи у цьому напрямку.

Будь-яких грубих порушень дисципліни, недобросовісного ставлення до виконання обов’язків при складанні звітів з боку працівників апарату місцевих судів Одеської області не допускалось.

Враховуючи викладене, з метою вдосконалення та належної організації обліково-статистичної роботи, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне рекомендувати: